Jak wykazać staż pracy po 1 stycznia 2026 r. – 10 obowiązków pracodawcy
Mariusz Kusion 
Dzięki wprowadzonym zmianom wielu pracowników uzyska dostęp do podstawowych uprawnień pracowniczych, takich jak dłuższy urlop wypoczynkowy, nagrody jubileuszowe czy dodatki stażowe. Na zmianach skorzystają głównie osoby, które przed pracą na etacie prowadziły działalność gospodarczą lub pracowały na umowach cywilnoprawnych, samozatrudnieni, którzy zaczynają pracę na etacie, a także osoby, które wracają na rynek pracy po dłuższej przerwie (np. z urlopów macierzyńskich, wychowawczych).
Staż pracy liczony po nowemu
Omawiane zmiany obejmą nową treść art. 302 Kodeksu pracy oraz dodany art. 302 1kp. Zgodnie z nowelizacją do stażu wliczone zostaną m.in. nie tylko umowy o pracę, ale również inne formy aktywności zawodowej, takie jak:
prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej,
współpraca z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem,
wykonywanie umów zleceń, umów o świadczenie usług lub agencyjnych,
praca jako osoba współpracująca,
członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą (innej niż etat).
Staż pracy po 1 stycznia 2026 r. – co z dokumentami
Nie każda z wymienionych form wykonywania pracy była dotychczas rejestrowana w ZUS. W związku z tym nowelizacja przyjmuje dwa tryby potwierdzania okresów świadczenia pracy na innej podstawie niż umowa o pracę. Są to:
zaświadczenie wydane przez ZUS – w zależności od rodzaju okresu zatrudniania – dowiedz się więcej
dowody przedstawione przez pracownika – dowiedz się więcej
Zmiany w stażu pracy od 2026 r. – 10 najważniejszych wskazówek dla pracodawców
1. Zaliczaj do stażu także umowy cywilnoprawne i działalność gospodarczą. | Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza możliwość wliczania do stażu pracy m.in. umów zleceń, samozatrudnienia czy pracy za granicą. |
2. Wymagaj od pracownika wniosku oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy. | Zaliczenie okresu wymaga inicjatywy pracownika i przedłożenia odpowiednich dokumentów – nie następuje „z automatu”. |
3. Zaakceptuj zaświadczenia z ZUS jako wystarczające potwierdzenie. | W przypadku umów zlecenia lub działalności gospodarczej, składki opłacane do ZUS będą podstawą do zaliczenia okresu do stażu. |
4. Honoruj inne dokumenty, gdy brak jest danych w ZUS (np. przed 1999 r.). | Akceptuj np. rachunki, przelewy, oświadczenia zleceniodawców, referencje, umowy – szczególnie w przypadku pracy sprzed powstania kont w ZUS. |
5. Zwracaj uwagę na szczególne przypadki, np. studentów na zleceniu. | Zleceniobiorcy do 26. roku życia nie podlegali ubezpieczeniom, dlatego potrzebne będą inne formy potwierdzenia (np. umowy, rachunki, świadkowie). |
6. Bądź gotów analizować nietypowe dowody, np. dokumentację fotograficzną czy social media. | Zwłaszcza w branżach kreatywnych może to stanowić dowód rzeczywistego świadczenia pracy. |
7. Ustal zasady weryfikacji dokumentów pracy za granicą. | Wymagaj np. przysięgłych tłumaczeń umów, dokumentów podatkowych, potwierdzeń zatrudnienia od zagranicznego pracodawcy. |
8. Nie możesz odmówić uznania zaświadczenia z ZUS. | W przypadku dokumentów oficjalnych nie przysługuje Ci dowolność – musisz wliczyć dany okres do stażu. |
9. Działaj ostrożnie w sytuacjach spornych – odmowa może prowadzić do procesu. | Pracownik może wnieść sprawę do sądu, który dopuści wszystkie środki dowodowe, w tym przesłuchania świadków. |
10. Przygotuj kadry na nowe obowiązki – zmiany wchodzą w życie już w 2026 roku. | Dla sektora publicznego: 1 stycznia 2026 r., dla prywatnego: 1 maja 2026 r. Pracownicy mają 24 miesiące na udokumentowanie swoich okresów pracy. |
Zagadnienia opisane w artykule zostaną szerzej omówione na konferencji „Kadry i płace w obliczu zmian – dobre praktyki i wyzwania na przyszłość”organizowanej przez Oddział Okręgowy w Warszawie Stowarzyszenia Księgowych w Polsce w terminie 16 – 17 grudnia 2025 roku. To dwa dni pełne praktycznej wiedzy, inspirujących wystąpień i aktualnych tematów, które przygotują Cię do wyzwań nowego roku.
ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423),
art. 302¹ i art. 302 2ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 i 807).
Mariusz Kusion
prawnik, trener, publicysta, społecznik. Absolwent Uniwersytetu Jagiellońskiego. Regularnie prowadzi szkolenia dla sektora publicznego, ludzi nauki i przedsiębiorców, zwłaszcza na temat prawa własności intelektualnej, prawa pracy, prawa administracyjnego oraz szkolnictwa wyższego. Prowadzi blog: www.kreatywnieoprawie.pl
Słowa kluczowe
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
Partnerzy serwisu
