rozporządzenie

Na podstawieustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620) zarządza się, co następuje:

elementy wniosku o zawarcie umowy o refundację oraz rodzaje dołączanych do niego informacji;

terminy składania wniosku;

elementy opinii do wniosku złożonego przez pracodawcę o zawarcie umowy o refundację;

elementy wniosku Ochotniczych Hufców Pracy, zwanych dalej "OHP", o przyznanie refundacji;

elementy umowy o refundację;

elementy wniosku o zwrot poniesionych kosztów przez pracodawcę.

Wniosek o zawarcie umowy o refundację zawiera:

nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku;

wskazanie wojewódzkiej komendy OHP i centrum edukacji, za którego pośrednictwem jest składany wniosek;

nazwę pracodawcy i adres jego siedziby;

formę prawną prowadzonej działalności;

miejsce odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych;

numer rachunku płatniczego, na który będzie przekazywana refundacja;

numer identyfikacji podatkowej (NIP) pracodawcy;

oznaczenie prowadzonej działalności pracodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);

nazwę albo nazwy dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 i 1160), zwanej dalej "prawem oświatowym", posiadane przez pracodawcę lub osobę prowadzącą zakład pracy w imieniu pracodawcy, lub osobę zatrudnioną u pracodawcy;

wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację, obejmujący:

imię i nazwisko młodocianego,

numer PESEL młodocianego, a w przypadku jego braku - rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz okres trwania przygotowania zawodowego,

formę przygotowania zawodowego polegającą na nauce zawodu albo na przyuczeniu do wykonywania określonej pracy,

w przypadku wskazania formy przygotowania zawodowego polegającej na nauce zawodu - nazwę tego zawodu, a w przypadku wskazania przyuczenia do wykonywania określonej pracy - zakres przyuczenia do pracy;

podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

Do wniosku o zawarcie umowy o refundację pracodawca dołącza:

poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, o której mowa w art. 348 ust. 1 ustawy;

oryginały lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu, o których mowa w ust. 2 pkt 9;

zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468);

informacje, o których mowa w art. 37 ust. 1 pkt 2 albo ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;

deklarację zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowania zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację;

upoważnienie do reprezentowania pracodawcy przez osobę upoważnioną, w przypadku podpisania wniosku o zawarcie umowy o refundację przez tę osobę;

oświadczenie o:

liczbie zatrudnionych pracowników niebędących młodocianymi w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony oraz o liczbie zatrudnionych młodocianych i roku ich nauki - w dniu składania wniosku o zawarcie umowy o refundację,

liczbie pracowników posiadających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 prawa oświatowego,

spełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację, o którym mowa w art. 349 ust. 8 ustawy, lub o niespełnieniu tego warunku z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy,

niekorzystaniu z bezzwrotnych środków Funduszu Pracy lub innych środków publicznych na refundację wynagrodzeń młodocianych i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, których dotyczy wniosek.

Jeżeli dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, były już złożone przez pracodawcę do tego samego centrum edukacji, do którego składany jest wniosek o zawarcie umowy o refundację, nie dołącza się ich ponownie. W tym przypadku pracodawca składa oświadczenie, że dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, zostały złożone do centrum edukacji z wcześniejszym wnioskiem o zawarcie umowy o refundację i są aktualne na dzień składania wniosku.

Jeżeli pracodawca złożył oświadczenie o niespełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację - z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy, podaje we wniosku przyczyny niespełnienia tego warunku.

Oświadczenie złożone przez pracodawcę, o którym mowa w ust. 3 pkt 7 lit. c, wojewódzka komenda OHP weryfikuje na podstawie danych udostępnianych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie art. 351 ust. 12 pkt 7 ustawy.

Wniosek, o którym mowa w ust. 1, może zostać złożony przez organizację zrzeszającą pracodawców reprezentującą pracodawcę na podstawie upoważnienia.

Wniosek o zawarcie umowy o refundację dotyczący młodocianych, którzy dokształcają się w formach szkolnych oraz pozaszkolnych, składa się w terminie od pierwszego do ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracodawca zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Do wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji dołącza opinię.

Opinia zawiera:

ocenę spełniania przez pracodawcę warunków wymaganych do zawarcia umowy o refundację;

rekomendację dotyczącą pozytywnego lub negatywnego rozpatrzenia wniosku;

uzasadnienie rekomendacji;

podpis osoby sporządzającej opinię.

W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji wzywa pracodawcę do ich usunięcia w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania. Termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje w tym przypadku wydłużony o czas, w jakim pracodawca usunął braki formalne.

W przypadku rekomendacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy o refundację wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku wraz z opinią z centrum edukacji, umowę o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwaną dalej "umową".

Refundacja obejmuje okres przygotowania zawodowego u danego pracodawcy, zgodnie z umową o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Jeżeli pracodawca wystąpi z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, refundacja może zostać przyznana najwcześniej od początku roku kalendarzowego, w którym został złożony wniosek o zawarcie umowy o refundację.

Umowa zawiera:

numer oraz datę jej zawarcia;

określenie stron umowy wraz z informacjami, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 3-4 i 6;

okres, na jaki zostaje zawarta;

wykaz informacji o młodocianych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10;

deklarację, o której mowa w § 2 ust. 3 pkt 5;

zobowiązanie wojewódzkiej komendy OHP do wypłaty refundacji wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń za zatrudnionych młodocianych wskazanych w umowie na rachunek płatniczy wskazany we wniosku o zawarcie umowy o refundację;

wysokość refundacji;

okres, przez który będzie wypłacana refundacja, oraz częstotliwość jej wypłaty;

termin wypłacania przez wojewódzką komendę OHP refundacji, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów, o którym mowa w § 8 ust. 1;

zobowiązanie pracodawcy do umożliwienia przeprowadzenia kontroli realizacji umów związanych z przyznaną refundacją w miejscu odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych pracowników lub w siedzibie podmiotu działającego w imieniu pracodawcy;

zobowiązanie pracodawcy do niezwłocznego informowania o okolicznościach mających wpływ na realizację umowy;

wskazanie właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis albo pomocy de minimis udzielanej pracodawcy;

skutki nieprzestrzegania przez pracodawcę warunków umowy;

sąd właściwy do rozpatrywania sporów wynikających z umowy, zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego;

inne ważne postanowienia istotne dla stron umowy;

podpisy stron umowy.

Wniosek OHP o przyznanie refundacji zawiera:

informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz pkt 6 i 9;

nazwę jednostki organizacyjnej OHP prowadzącej przygotowanie zawodowe i adres siedziby;

wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek OHP o przyznanie refundacji, zawierający dane, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10.

Do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza się dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 i 2.

Jeżeli jednostka organizacyjna OHP zatrudnia młodocianych pracowników w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 3 i 4.

Przepis § 2 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku OHP o przyznanie refundacji przez wojewódzką komendę OHP centrum edukacji informuje na piśmie jednostkę organizacyjną OHP o warunkach przyznania refundacji, w tym o wysokości refundacji oraz terminach jej wypłaty.

Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

W przypadku wystąpienia przez pracodawcę z wnioskiem o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji po terminie, o którym mowa w ust. 1, refundacja obejmuje okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku do centrum edukacji.

Centrum edukacji przekazuje wnioski pracodawców o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji do właściwej wojewódzkiej komendy OHP.

Właściwa wojewódzka komenda OHP rozpatruje wnioski o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zgodnie z kolejnością ich wpływu.

Właściwa wojewódzka komenda OHP w terminie 60 dni od dnia otrzymania z centrum edukacji wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą aneks do umowy.

Wniosek o zwrot kosztów zawiera:

informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1-3 oraz pkt 6;

okres, za który pracodawca ubiega się o zwrot kosztów;

wskazanie numeru i daty umowy;

wskazanie kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne oraz ogólnej kwoty refundacji;

rozliczenie finansowe wypłaconych wynagrodzeń młodocianych oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń, zawierające:

miesiąc lub miesiące, których rozliczenie finansowe dotyczy,

imię i nazwisko młodocianego,

rok nauki i zawód lub zakres przyuczenia do pracy,

stawkę miesięczną brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę młodocianego,

kwotę wypłaconych wynagrodzeń osobowych w miesiącu,

wysokość składki na ubezpieczenia społeczne,

wynagrodzenia chorobowe wypłacone za dany miesiąc,

kwotę do refundacji ogółem;

kopie list płac młodocianych wraz z pokwitowaniem odbioru wynagrodzenia lub potwierdzenie przelewu wynagrodzenia na rachunek młodocianego;

poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych;

zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;

upoważnienie do reprezentowania pracodawcy, w przypadku złożenia wniosku o zwrot kosztów przez osobę upoważnioną;

podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

W przypadku podpisania przez pracodawcę umowy dotyczącej rozłożenia na raty lub odroczenia płatności z tytułu zaległych składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca może złożyć wniosek o zwrot kosztów jedynie wynagrodzeń młodocianych, a po opłaceniu składek na ubezpieczenia społeczne może złożyć wniosek o zrefundowanie opłaconych składek od tych wynagrodzeń. Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca ma obowiązek przedłożyć zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne od pracowników młodocianych, na rzecz których zrealizowana została uprzednia wypłata refundacji wynagrodzenia.

Przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany w umowie rachunek płatniczy w terminach określonych w umowie.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów jednostki organizacyjnej OHP wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany we wniosku OHP o przyznanie refundacji rachunek płatniczy.

Komenda wojewódzka OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń w terminie nie dłuższym niż 40 dni od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów.

Przepisy ust. 1, 2 oraz ust. 7 dotyczące pracodawcy stosuje się do jednostek organizacyjnych OHP zatrudniających młodocianych w celu przygotowania zawodowego, którym przyznano refundację.

Wnioski, o których mowa w ust. 1, wymagające uzupełnienia w zakresie wynikającym z niniejszego rozporządzenia pracodawca oraz jednostka OHP zatrudniająca młodocianych w celu przygotowania zawodowego uzupełniają w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania centrum edukacji pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.